Gestão de Documentos Fotográficos - importância e necessidade nas instituições públicas

Leitores,

Essa é minha primeira publicação. Antes de tudo irei me apresentar. Meu nome é Ester Kimura, sou arquivista, pós-graduanda (especialização) em Gestão de Documentos e Informações e sou aluna especial do Programa de Pós Graduação em Ciência da Informação (PPGCINF) da disciplina de Gestão de Documentos Fotográficos, ministrada pelo prof. Dr. André Porto Ancona Lopez.

Gestão de Documentos Fotográficos - importância e necessidade nas instituições públicas

Uma discussão latente é a delimitação de documento arquivístico e se toda fotografia pode ser um documento de arquivo. Além disso, outro ponto importante a ser levantado em consideração é como deve ser aplicado as técnicas arquivísticas para os documentos fotográficos, até que ponto a organização empírica pode surtir efeitos positivos e quando é necessário a intervenção de um profissional da Ciência da Informação, ou até mesmo, de um profissional de sistemas da informação, no caso de documentos eletrônicos.

Para melhor analisar as questões apontadas, apresento um exemplo comum na administração pública: as fotografias produzidas para fins administrativos e de divulgação e que, geralmente, não são tratadas arquivisticamente. Ou seja, nem sempre são identificadas, ordenadas, classificadas, avaliadas e destinadas.

Foto: Ester Kimura

Costumeiramente, as fotografias são produzidas por um fotógrafo na instituição, que não necessariamente é da Assessoria de Comunicação, a partir de uma pauta informal – solicitação de cobertura fotográfica de determinado evento ou situação sem que haja o documento formal de solicitação de acordo ou não com as competências do servidor. Caso as fotos sejam para fins administrativos, estas são encaminhadas à unidade solicitante. Caso sejam para fins de divulgação são encaminhadas ao departamento de comunicação. E quem trata arquivisticamente essas fotos? O fotógrafo e cada uma das unidades interessadas classificam esse documento? No caso de fotografia digital, cada uma fica com um arquivo, gerando originais múltiplos dentro de uma mesma instituição? Como é a guarda das fotografias digitais? Elas ficam na pasta, no perfil de cada um dos funcionários ou estão em uma rede da instituição? As dúvidas e problemas que surgem pela falta de uma gestão dos documentos fotográficos são variadas e podem chegar a perda tanto do documento, como da informação.

Sendo assim, é necessária a gestão desses documentos. Os documentos fotográficos devem estar sempre acompanhados de documentos e informações que justificam seu contexto, além da descrição de conteúdo. Para isso, é importante que a fotografia tenha documentos relacionados à sua criação e utilização, sejam classificados e apresentarem uma estrutura lógica de organização de acordo com os dispositivos necessários que sejam compatíveis com as demais formas de ordenação dos documentos de outro suportes.

Faz-se necessário que o contexto da fotografia em ambiente de arquivo seja sempre revelado pelo produtor, pois pode variar de acordo com a análise imagética posterior ao momento do clique. Madio (2012, p.56) afirma: “O que temos que apreender é que esta ‘realidade’ só pode ser cogitada no momento circunstancial da tomada daquele objeto. A função e objetivos originais para essa ação, e também o olhar do fotógrafo e, posteriormente, as transformações dos processos ótico/químico, além de também o seu processamento documental, tanto imediato como o de guarda, porém deveriam ficar claros e estabelecidos, acompanhando esse documento nas diferentes utilizações que porventura tiver”. Ou seja, apresentar o motivo e/ou a função para qual aquele documento foi gerado, assim como é feito com as informações em outros suportes.

Após essa conscientização de que um documento fotográfico apresenta uma intencionalidade para o qual foi criado, assim como os demais documentos, é necessário manter sua organicidade desde o momento da criação até sua destinação final e, se for o caso, até o arquivo permanente. Para que o documento fotográfico possa chegar a sua destinação final, é importante que junto dos demais documentos que justificam seu contexto, sejam classificados e, em seu tempo, avaliados.

Sugere-se, então, para instituições que apresentem casos similares ao exposto, que seja feito um fluxograma de trabalho, com a formalização dos pedidos de cobertura fotográfica, a guarda desses documentos com os demais relacionados ao evento ou ação, que este dossiê seja classificado e que haja um responsável pela guarda destes documentos de acordo com a estrutura lógica na instituição.