Sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos imagéticos na administração pública: um caso para pensar

Termos como Digitalização e Gestão Eletrônica de Documentos (GED) popularizaram-se nos últimos anos como soluções para o problema das massas documentais acumuladas na Administração Pública. Sem intenção de discutir aqui os milhões investidos, diversos órgãos da Administração Pública, especialmente os Ministérios, passaram a desenvolver sistemas informatizados próprios, capazes de atender a demanda de controle de documentos e arquivos, outros, buscaram soluções de mercado, adquirindo sistemas desenvolvidos por empresas de softwares privadas.

Os Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) que estão longe de, por si só, resolver os problemas das massas documentais acumuladas, muitas vezes não contemplam a gestão de documentos imagéticos, resultando em perdas significativas de informações em imagens, que registram a história e consolidam a memória das instituições públicas.

Os documentos imagéticos, muitas vezes, são tratados de forma dissociada dos demais, de modo a desconsiderar seus aspectos orgânicos, ou seja, há o esquecimento de que são parte de um conjunto e de que para serem de fato entendidos devem estar inter-relacionados aos demais e, em alguns casos, recebem o mesmo tratamento dado aos documentos bibliográficos.

E, porque um SIGAD não deveria contemplar os documentos imagéticos?

O gênero documental em questão possui algumas características específicas que tornam o trabalho relativamente novo para o profissional de Arquivo, que muitas vezes confunde a gestão com o tratamento meramente técnico de preservação e conservação.

Entretanto, a criação e implementação de sistemas informatizados capazes atender a demanda de busca, de preservação e de gestão de documentos imagéticos dependem da consolidação de normas e recomendações dos órgãos definidores da Política Nacional de Gestão de Arquivos.

Em 2006, o Conselho Nacional de Arquivos publicou o E-Arq Brasil como modelo de requisitos para implantação de SIGADs. Neste ano, foi publicada a última versão com os metadados. E os documentos imagéticos? Deveriam constar na recomendação do CONARQ? Um caso para pensar...